iran oman banner

ملاقات تجاری چیست؟

ملاقات تجاری چیست؟

ملاقات تجاری یک جلسه تجاری، گردهمایی دو یا چند نفره جهت مذاکره در مورد ایده‌ها، اهداف و عملیات مربوط به حوزه تجارت است. جلسات کاری را می‌توان به صورت حضوری در یک دفتر یا مکان دیگر و یا حتی از طریق ویدئو کنفرانس انجام داد. جلسات با کارمندان، مدیران، مشتریان، فروشندگان، شرکا و سایر افراد مرتبط با سازمان برگزار می‌شود. در اکثر موارد، در این جلسات موضوع مورد بحث، موضوعی است که نمی‌توان از طریق تلفن یا از طریق ایمیل مطرح شود و نیاز به تعامل رو در رو با یک یا چند نفر دارد.

 

اهداف ملاقات‌های تجاری

ملاقات تجاری چیست؟

تبادل اطلاعات

 

در این جلسات به همکاران این فرصت داده می شود تا با تبادل ایده‌ها و تقویت روابط، کار گروهی نتیجه بخش‌تری‌ داشته‌باشند. درحالی‌که این نوع جلسات مدت زمان بیشتری را به خود اختصاص می‌دهند، اما اغلب منجر به خلق ایده‌های جدید در جهت پیشرفت سازمان می‌گردند.

 

بیان مسئولیت‌ها، مأموریت‌ها و برنامه‌های عملیاتی

 

همچنین جلسات برای واگذاری مسئولیت و توضیح برنامه ها و چشم اندازهای شرکت به کارمندان تازه منصوب شده برای آشنایی بهتر برگزار می‌شوند.

 

اعلام تغییرات

 

هدف دیگر اعلام تغییراتی که در سیاست‌های سازمان، وظایف و مسئولیت‌ها، چشم‌انداز و غیره ایجاد خواهد شد. علل، مزایا و زمینه چنین تغییراتی در جلسه توضیح داده می‌شود تا افراد تغییرات احتمالی را درک کرده و بپذیرند.

 

مذاکره

 

این جلسه برای مذاکره میان طرفین از طریق بحث و گفتگو تشکیل می‌شود. برخی اوقات، کارفرمایان و کارمندان یا رهبران اتحادیه‌های صنفی با برگزاری نشست‌هایی سعی می‌نمایند تا فعالیت‌های سازمانی بدون مشکل انجام شود.

 

حل اختلافات

 

در سازمان‌های بزرگ اختلاف میان افراد بسیار معمول است. تعارض سالم به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. اما تعارضات ناسالم یا نامطلوب باید بلافاصله پس از بروز برطرف شوند. این ملاقات به طرفین کمک می کند تا به تفاهم رسیده و در نتیجه تعارض را برطرف یا به حداقل برسانند.

 

حل مشکلات

 

هدف مهم این جلسه ارائه راه حل برای مشکلات سازمانی است. مشکلاتی که حیاتی هستند و نیاز به نظر اکثر اعضای یک هیئت مدیره یا شورا دارند، باید با فراخوان جلسه، ریشه‌یابی و حل شوند.

 

بررسی و اعلام پیشرفت

 

این نوع جلسه برای بررسی و اطلاع‌رسانی در مورد روند و پیشرفت پروژه و فعالیت‌ها برگزار می‌شود. از این طریق شرکت‌کنندگان در جلسه می‌توانند از وضعیت موجود پروژه مطلع شده و می‌توانند نظرات خود را ارائه دهند تا در صورت وجود خلأیی، آن را برطرف نمایند.

 

تجلیل موفقیت

 

این جلسات اغلب جهت تجلیل از کارکنان برای موفقیت سازمان، اتمام هر پروژه، دستیابی به جایگاه و غیره فراخوانده می‌شود. این امر باعث افزایش هماهنگی سازمان و ایجاد انگیزه در کارکنان برای دستیابی به اهداف بیشتر می‌شود.

 

تعامل با ذینفعان خارجی

 

هر سازمانی قرار است با گروه‌های مختلف جامعه کار کند و باید رابطه ای هماهنگ و طولانی مدت با آنها برقرار کند. جلسات برای تبادل اطلاعات و به اشتراک گذاشتن تجربه با سهامداران مختلف یک سازمان فراخوانده می‌شوند تا تعامل آنها با شرکت افزایش یابد.

 

تصمیم گیری

 

مهمترین هدف هر جلسه، تصمیم گیری درباره برخی از موضوعات از پیش تعیین شده است. در اینجا تصمیمات به اتفاق آرا اتخاذ می شوند. روند تصمیم گیری می تواند در چندین جلسه مختلف ادامه یابد تا طرفین فرصتی برای جمع‌آوری اطلاعات، ارائه راه‌حل‌ها و رأی‌گیری داشته‌باشند.

 

۳ نکته برای استفاده بهینه از یک ملاقات کاری / برای برگزاری ملاقات کاری موثرتر

 

اهداف مشخصی را تعیین کنید.

 

داشتن یک برنامه مشخص به شما کمک می‌کند تا مدت زمان جلسه را به حداقل برسانید. اگر قرار است وظایفی به شرکت کنندگان محول کنید، هنگام دعوت، لیست برنامه را نیز برایشان ارسال کرده تا در هنگام حضور همه آماده باشند. درواقع برای صرفه جویی در زمان، کارها را زودتر از موعد انجام داده تا از اتلاف وقت تیم جلوگیری شود.

یک جلسه ایده آل بدون هیچ سورپرایزی تنها مطابق برنامه پیش می‌رود. این مسئله می‌تواند یک چالش برانگیز هم باشد زیرا گفتگوهای جانبی در اتاق کنفرانس بسیار رایج است. بنابراین کوتاه نگه داشتن مکالمات خارج از موضوع اهمیت زیادی دارد. می‌توانید زمان دیگری را جهت بحث بیشتر در نظر بگیرید.

 

جمع بندی مفید و مختصر از جلسه ارائه دهید.

 

اگر نتیجه گیری مطلوبی داشته باشید، مشخص می‌شود که یک جلسه تا چه اندازه موفقیت آمیز بوده‌است. در پایان با ارائه جمع‌بندی و بیان نتیجه‌گیری اتخاذ شده سعی کنید تا برنامه کاری، مسئولیت ها و فعالیت های هر شخصی را مشخص نمایید تا اهمیت آن جلسه مشخص شود.

همچنین ارسال خلاصه سریع از جلسه باعث حفظ اطلاعات و رفع سوء تفاهمات احتمالی می‌شود. همچنین می‌توانید اقدامات دیگری را که ممکن است لازم باشد همکارانتان برای تکرار نتیجه جلسه خود انجام دهند، در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که هیچ جزئیات مهم از جلسه را از دست ندهید.

 

از فضای مجازی و امکانات ویدئو کنفرانس کمک بگیرید.

 

نیازی نیست که همیشه جلسات تجاری سازنده به صورت حضوری برگزار شوند. بلکه با استفاده از فضای مجازی و کنفرانس ویدیویی، شما هنوز هم می‌توانید بدون ترک محل کار خود، ملاقات تصویری رو در رو را تجربه و یک جلسه با کیفیت داشته باشید. با امکانات موجود در فضای مجازی، می‌توانید صفحه خود را به اشتراک بگذارید، تماس خود را ضبط کنید و جلسه خود را با تماس گیرنده‌های مهمان در دستگاه‌های مختلف به طور یکپارچه تنظیم کنید.

 

در  نهایت در این مقاله متوجه شدیم که ملاقات‌های تجاری تا چه اندازه در حوزه تجارت حائز اهمیت هستند. بدون آن نمی‌توان فعالیت‌های تجاری را به راحتی انجام داد. در واقع این اهداف مهم برای یک سازمان است.

منابع:

“۶ Most Common Types of Business Meetings.” Lifesize, 8 Mar. 2021, www.lifesize.com/en/blog/types-of-business-meetings/#:~:text=A%20business%20meeting%20is%20a,a%20business%20meeting%20from%20anywhere

 

 

برای اطلاع از آخرین اخبار نخستین نمایشگاه مجازی ایران می‌توانید ما را در شبکه‌های اجتماعی دنبال کنید:

اینستاگرام  آپارات • لینکدین • تلگرام • توییتر • فیسبوک • یوتیوب

1400-04-08/15:45

منو اصلی